Ist awork das beste Projektmanagement-Tool für Agenturen?
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„Wer hat eigentlich gerade Kapazität?" – diese Frage kennt jeder, der in einer Agentur arbeitet. Meistens folgt darauf keine klare Antwort, sondern Excel-Listen, Slack-Nachrichten und am Ende ist wieder jemand überlastet. Oder schlimmer: Du merkst erst beim Abrechnen, dass ein Projekt seit Wochen mit Verlust läuft. Genau für diese Agentur-Probleme ist awork gebaut.
Transparenz: Das zugrunde liegende Video ist in Kooperation mit awork entstanden. Meine Einschätzung bleibt trotzdem ehrlich – ich kenne und schule das Tool als Projektmanagement-Trainer schon seit Jahren bei Kunden, auch lange vor dieser Kooperation.
Kurz gesagt: awork ist ein Projektmanagement-Tool, das speziell für Agenturen entwickelt wurde. Es bündelt Projektplanung, Zeiterfassung, Kapazitäts- und Budgetplanung, Dokumentation und eine kontextbezogene KI in einem Tool – statt fünf Einzellösungen. Besonders stark: externe Beteiligte (Kunden, Freelancer) lassen sich ohne Extra-Lizenz einbinden.
Warum Agenturen ein spezielles Tool brauchen
Die meisten PM-Tools sind „für alle" gebaut – und damit für Agenturen zu kurz gedacht. Agenturen jonglieren gleichzeitig mit mehreren dynamischen Kundenprojekten, Teamauslastung, Budgets und abrechenbaren Zeiten. awork bringt genau diese Bereiche zusammen, statt dass du zwischen Zeiterfassung, Projektplanung, Budget-Excel und Slack hin- und herspringst.
Die 6 Kernbereiche von awork
1. Projekte & externe Zusammenarbeit. Komplexe Kundenprojekte planst du mit Timeline- und Gantt-Ansicht. Über awork Connect bindest du Kunden und Freelancer direkt ins Projekt ein – ohne Extra-Lizenz. Feedback, Freigaben und Dateien laufen zentral. Für wiederkehrende Kunden gibt es Retainer-Projekte mit automatisch übertragenem Monatsbudget.
2. Team & Skills. Jede Person hinterlegt Skills und verknüpft ihren Kalender. So kennt awork Fähigkeiten und Verfügbarkeiten – und du kannst neue Aufgaben gezielt nach Skill und freier Kapazität zuweisen.
3. Zeiterfassung. Zeiten erfasst du direkt aus Aufgaben, per Timer oder mobil. Laut awork liegt die Adoptionsrate bei den Kunden bei rund 95 % – ungewöhnlich hoch, weil die Erfassung so einfach ist. Für Agenturen heißt das konkret: weniger verlorene, also nicht abrechenbare Zeit.
4. Auslastung. Die Auslastungsübersicht zeigt das ganze Team über alle Projekte hinweg. Du erkennst Engpässe früh und kannst umverteilen, bevor jemand überlastet ist – proaktive Steuerung statt ständigem Feuerlöschen.
5. Budget & Profitabilität. awork verknüpft Zeiterfassung direkt mit dem Budget. Du siehst live, wie viel von z. B. 100 Stunden verbraucht ist – nicht erst beim Projektabschluss. Mit der hierarchischen Budgetplanung verteilst du das Budget bis auf Bereichs- und Aufgabenebene.
6. Dokumentation. Mit awork Docs liegen Briefings, Meeting-Notizen und Freigaben direkt im Projekt – verknüpft mit Aufgaben und Team. Kein Springen zwischen Google Docs, Notion und Confluence.
awork AI: eine KI, die deinen Agenturalltag kennt
Der entscheidende Unterschied zu ChatGPT & Co.: awork AI ist kontextbezogen und hat Zugriff auf deine Projekte, Aufgaben, Zeiten, Budgets und Docs. Du musst den Kontext nicht mühsam eintippen. Beispiele: „Hat mein Team nächsten Monat Kapazität für ein neues Projekt?" beantwortet die KI konkret mit Stunden pro Person. Sie kann neue Aufgaben mit Aufwand anlegen und Verantwortliche vorschlagen, Zeiteinträge vorschlagen, bei knappem Budget warnen oder Kundenfeedback zusammenfassen.
Was kostet awork?
awork lässt sich 14 Tage kostenlos testen – mit allen Funktionen und ohne Zahlungsdaten. Danach gibt es vier Pläne; der Einstieg (Basic) startet bei rund 5 € pro Nutzer/Monat, Standard bei ca. 11 € und Professional bei ca. 19 € pro Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung, Stand 2026). Da sich Preise ändern, lohnt vor der Entscheidung ein Blick auf die awork-Preisseite.
Häufige Fragen zu awork
Für wen lohnt sich awork?
awork ist auf Agenturen und projektbasierte Dienstleister zugeschnitten – also Teams, die mehrere Kundenprojekte parallel steuern, Auslastung im Blick behalten und Zeiten abrechnen müssen. Für reine interne Aufgabenverwaltung gibt es einfachere Alternativen.
Ist awork kostenlos?
awork hat keinen dauerhaft kostenlosen Tarif, aber eine 14-tägige Gratis-Testphase mit allen Funktionen und ohne Zahlungsdaten. Bezahlpläne starten bei rund 5 € pro Nutzer und Monat (Stand 2026).
Was ist awork Connect?
Mit awork Connect bindest du Kunden und Freelancer direkt in deine Projekte ein – ohne kostenpflichtige Extra-Lizenz. Sie können Feedback geben, Freigaben erteilen, Aufgaben sehen und Zeiten erfassen.
Was kann die awork-KI?
awork AI ist kontextbezogen und greift auf deine Projektdaten zu. Sie hilft bei Kapazitätsplanung, legt Aufgaben an, schlägt Zeiteinträge und Verantwortliche vor, warnt bei knappem Budget und fasst Feedback zusammen.
Fazit
awork ist kein generisches Tool, sondern von Grund auf für die Agentur-Realität gebaut – Projekte, Auslastung, Budget und Zeiten in einem System, ergänzt um eine wirklich nützliche KI. Wenn du in einer Agentur arbeitest und ständig zwischen Tools wechselst, lohnt der 14-Tage-Test definitiv.
Die schwierigere Frage ist meist nicht welches Tool, sondern wie du es so einführst, dass es im Team auch genutzt wird. Genau dabei unterstütze ich Teams als Trainer und Berater bei project inline. Mehr Tool-Vergleiche: die 5 besten kostenlosen PM-Tools. Weitere Tutorials in meinen Videos.
Welche Tools & Gadgets ich wirklich nutze, findest du gebündelt mit allen Empfehlungen auf einen Blick.
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