Brevo CRM: Pipeline, Automationen & Lead-Scoring einrichten

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Brevo ist nicht nur ein E-Mail-Marketing-Tool, sondern bringt ein vollwertiges CRM mit. In diesem Deep Dive zeige ich dir, wie du deinen Vertriebsprozess professionell abbildest: Kontakte automatisch über ein Formular sammeln, eine Verkaufspipeline aufbauen, Aufgaben und Automationen anlegen und ein Lead-Scoring einrichten, damit du dich immer auf die heißesten Leads konzentrierst.

Transparenz: Das zugrunde liegende Video ist in Kooperation mit Brevo entstanden. Meine Einschätzung bleibt unabhängig.

Kurz gesagt: Das Brevo-CRM bündelt Kontaktgewinnung (per Website-Formular), eine Drag-and-drop-Verkaufspipeline mit Forecast, Aufgabenverwaltung, Automatisierungen (z. B. automatisch Deals erstellen) und Lead-Scoring. Das CRM ist Teil von Brevo und im kostenlosen Plan grundsätzlich nutzbar; einige Verkaufsautomatisierungen stecken in den Sales-Zusatzpaketen.

Kontakte automatisch über ein Formular sammeln

Statt Kontakte manuell zu importieren, baust du unter Marketing → Formulare ein Anmeldeformular (E-Mail, Vorname, Nachname, Opt-in, DSGVO-Erklärung, optional Captcha) und wählst die Ziel-Liste (z. B. „Website-Leads"). Aktiviere das Double-Opt-in (in Deutschland Pflicht). Den generierten Code bindest du auf deiner Website ein – bei den meisten Website-Baukästen über einen HTML-Embed-Block. Ab dann landet jede Anmeldung automatisch in Brevo, ohne manuelles Einpflegen.

Listen vs. Segmente

Ein wichtiger Unterschied: Eine Liste ist statisch – Kontakte bleiben drin, bis du sie herausnimmst. Ein Segment ist dynamisch und aktualisiert sich automatisch, z. B. „alle Kontakte, die in den letzten 30 Tagen eine Kampagne geöffnet haben". Listen sind für feste Gruppen, Segmente für dynamische, „warme" Zielgruppen.

Unternehmen für den B2B-Blick

Im Bereich Unternehmen legst du Firmen an und verknüpfst Kontakte und Deals damit. So siehst du pro Unternehmen alle beteiligten Personen, Aktivitäten, Notizen und Deals auf einen Blick – ein echter 360-Grad-Blick auf deine Geschäftsbeziehungen.

Die Verkaufspipeline aufbauen

Unter Deals erstellst du deine Pipeline als Kanban-Board, z. B.: Neu → Qualifizierung → Demo geplant → Angebot gesendet → Verhandlung → Gewonnen/Verloren. Mein Tipp: so viele Phasen wie nötig, so wenige wie möglich.

Ein starkes Feature: Pro Phase hinterlegst du eine Abschlusswahrscheinlichkeit (z. B. „Angebot gesendet" = 30 %, „Verhandlung" = 70 %). Daraus berechnet Brevo automatisch deinen Forecast-Umsatz – also wie viel du realistisch aus der aktuellen Pipeline erwarten kannst. Im Bereich Berichte siehst du Umsatz, Pipeline-Wert, Conversion-Rate, durchschnittliche Abschlusszeit und (bei Teams) den Teambericht.

Aufgaben anlegen und verwalten

Im Bereich Aufgaben stellst du sicher, dass nichts vergessen geht. Aufgaben (Anruf, E-Mail, Meeting, To-do …) bekommen Fälligkeit, Erinnerung und Priorität und werden mit Kontakt, Unternehmen oder Deal verknüpft. Im Deal selbst siehst du die Aufgabe dann zusammen mit der gesamten Historie – kein Tool-Wechsel mehr.

Vertrieb automatisieren

Unter Automatisierungen läuft vieles von allein. Beispiel: Trigger „Kontakt zur Liste ‚Website-Leads' hinzugefügt" → automatisch einen Deal erstellen → zusätzlich eine Aufgabe „Lead kontaktieren" mit Fälligkeit +1 Tag → optional eine verzögerte Follow-up-Mail. Der komplette Workflow vom Formular bis zur Erinnerung läuft vollautomatisch.

Lead-Scoring einrichten

Das Highlight: Jeder Kontakt sammelt Punkte, je mehr er interagiert (E-Mail geöffnet = 5 Punkte, Link geklickt = 5 Punkte). So gehst du vor:

1. Attribut anlegen – unter Einstellungen → Kontakte → Kontaktattribute ein Zahl-Attribut „SCORE" erstellen.

2. Automatisierung bauen – Trigger „E-Mail geöffnet"/„Link geklickt" → Aktion „Kontaktattribut aktualisieren" (+5).

3. Bei Schwellwert reagieren – bedingte Verzweigung „SCORE ≥ 20": Wenn ja, Kontakt einem Vertriebsmitarbeiter zuweisen (im Team per Round-Robin); wenn nein, weiter Punkte sammeln.

So bekommt dein Vertrieb nur noch die wirklich heißen Leads – das spart enorm viel Zeit.

Für wen lohnt sich das Brevo-CRM?

Das Brevo-CRM ist ideal, wenn du Marketing und Vertrieb ohnehin in Brevo abwickelst und ein CRM willst, ohne ein weiteres Tool einzuführen – also für Selbstständige, kleine Teams und Einsteiger, die E-Mail-Marketing und eine schlanke Pipeline aus einer Hand wollen. Wächst dein Vertrieb stark oder brauchst du tiefere Pipeline-Funktionen, ausführliches Reporting und Team-Workflows, lohnt irgendwann der Blick auf ein spezialisiertes CRM. Ob sich ein CRM überhaupt für dich rechnet, klärt 3 Gründe für ein CRM-Tool; eine dedizierte Alternative zeigt das Pipedrive-Tutorial.

Häufige Fragen zum Brevo CRM

Ist das Brevo-CRM kostenlos?

Das CRM ist Teil von Brevo und im kostenlosen Plan grundsätzlich nutzbar. Einige fortgeschrittene Verkaufsautomatisierungen stecken in den Sales-Zusatzpaketen (Sales Essentials/Advanced).

Was ist eine Verkaufspipeline in Brevo?

Eine Pipeline bildet deinen Vertriebsprozess als Phasen ab (z. B. Neu → Angebot → Verhandlung → Gewonnen). Deals wandern per Drag-and-drop durch die Phasen, und mit Abschlusswahrscheinlichkeiten berechnet Brevo einen Umsatz-Forecast.

Was ist Lead-Scoring?

Beim Lead-Scoring sammeln Kontakte automatisch Punkte für Interaktionen (z. B. E-Mail öffnen, Link klicken). Ab einem festgelegten Schwellwert gilt ein Kontakt als „heißer Lead" und wird automatisch an den Vertrieb übergeben.

Kann ich Kontakte automatisch in Deals umwandeln?

Ja. Mit einer Automatisierung wird aus jedem neuen Formular-Kontakt automatisch ein Deal in der Pipeline plus eine Folgeaufgabe erstellt.

Wie gut ist das Reporting in Brevo CRM?

Brevo liefert im Bereich Berichte die wichtigsten Vertriebskennzahlen: Pipeline-Wert, Forecast-Umsatz (berechnet aus Abschlusswahrscheinlichkeiten), Conversion-Rate und durchschnittliche Abschlusszeit. Bei Teams ergänzt ein Teambericht die Einzelansicht. Für kleine bis mittlere Vertriebsteams reicht das gut aus. Wer tieferes Reporting mit benutzerdefinierten Dashboards oder mehrstufigen Attributionsberichten braucht, stößt hier an Grenzen – dafür gibt es dann spezialisierte CRM-Tools wie Pipedrive oder HubSpot.

Welche Schritte brauche ich für das vollständige Brevo-CRM-Setup?

Eine kompakte Checkliste für den Einstieg:

• Formular unter Marketing → Formulare anlegen, Double-Opt-in aktivieren und Code auf der Website einbinden

• Ziel-Liste für neue Leads anlegen (z. B. „Website-Leads")

• Pipeline-Phasen unter Deals definieren und Abschlusswahrscheinlichkeiten setzen

• Automatisierung bauen: Kontakt zur Liste hinzugefügt → Deal erstellen → Aufgabe anlegen

• Kontaktattribut „SCORE" (Typ: Zahl) in den Einstellungen erstellen

• Lead-Scoring-Automatisierung einrichten (+5 Punkte pro E-Mail-Öffnung oder Link-Klick)

• Schwellwert-Regel definieren: SCORE ≥ 20 → Übergabe an Vertrieb (optional per Round-Robin)

Fazit

Das Brevo-CRM ist erstaunlich vollständig: von der automatischen Lead-Gewinnung über eine Pipeline mit Forecast bis zum Lead-Scoring – alles direkt neben deinem E-Mail-Marketing. Wer Marketing und Vertrieb in einem Tool bündeln will, bekommt hier viel geboten.

Den Einstieg in Brevo erklärt der Brevo-Anfänger-Guide. Weitere Tutorials findest du in meinen Videos.

Welche Tools & Gadgets ich wirklich nutze, findest du gebündelt mit allen Empfehlungen auf einen Blick.

→ Zu meinem Setup

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