Die Pomodoro-Technik - Wie ich damit meine Prokrastination in den Griff bekomme!
Aktualisiert: 7. Jan. 2021
Das Problem
Wer kennt es nicht... man sitzt den ganzen Tag am PC, arbeitet im Grunde durchgängig und hat am Ende des Tages nichts geschafft. Man fragt sich, wieso fühlt sich der Tag so unproduktiv an? Ich habe mich doch mit dem Thema X beschäftigt, Mails beantwortet, ein paar Telefonate geführt, dies und jenes gemacht. Und trotzdem wird man das Gefühl nicht los, dass es kein guter Tag war.
Woran liegt das?
Schaut man sich so einen Arbeitstag an, wird man möglicherweise feststellen, dass man gar nicht so produktiv war, wie oberflächlich vielleicht angenommen. Ich bemerke häufig, dass man zwar beschäftigt ist, aber die wirklich wichtigen Aufgaben nicht angegangen werden. Man schreibt hier mal eine Mail, dort ruft mal ein Kollege an, dann wieder zurück zu der PowerPoint-Datei, die bis Freitag fertig sein muss. Man prokrastiniert und schiebt die wirklich wichtigen Dinge auf die lange Bank oder verzettelt sich in zu vielen Aufgaben gleichzeitig.
Multitasking ist der Feind des produktiven Arbeitens!
Man macht 10 Dinge zur selben Zeit, aber bekommt nie etwas fertig. Multitasking ist keine zu meisternde Kunst, sondern der Feind jeglicher wirklich produktiver Arbeit. Jedes Mal, wenn Du von einer Aufgabe zur Nächsten wechselst, dann kostet das mentale Kraft. Schon bei 3 parallelen Aufgaben kostet das sogenannte Task-Switching mehr Aufwand, als wirklich für die eigentlichen Aufgaben aufgewendet wird. Das bedeutet, dass man es vermeiden sollte zu viele Aufgaben gleichzeitig erledigen zu wollen.
Auf der Suche nach einer Technik, die dabei hilft sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu fokussieren, bin ich auf die Pomodoro-Technik gestoßen.
Wenn du dir das Thema lieber in Form eines Videos anschauen möchtest, dann kannst du das hier machen:
Die Lösung - Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren von einem Mann namens Francesco Cirillo entwickelt. Die ersten Versuche startete er mit einem Küchenwecker, die wie eine Tomate aussah. Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate und so war der Name der Technik geboren.
Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?
Das Vorgehen ist im Grunde sehr simpel:
25 Minuten vollsten Fokus auf eine ausgewählte Aufgabe
05 Minuten Pause und Entspannung für den Kopf
Entweder: Die Aufgabe ist erledigt und wird abgehakt und die nächste Aufgabe wird ausgewählt.
Oder: Die Aufgabe ist nicht erledigt und man überlegt sich, welche Aufgabe jetzt die höchste Priorität hat, wählt diese aus und startet den nächsten Pomodoro.
Klingt simpel oder?
In der Theorie ist es eine sehr intuitive und leicht verständliche Technik. Die Umsetzung ist aber in der Praxis nicht immer einfach. Die folgenden Schritte werden Dir erklären, wie Du die Technik bestmöglich einsetzen kannst und danach bekommst du Tipps, wie du mit Ablenkungen und Störungen umgehen kannst.
Schritt 1:
Am Morgen startet die Planung für den Tag. Ich empfehle entweder eine Papier-Liste für alle Aufgaben, die man vor sich hat oder eine digitale Liste in z.B. einem Trello Board. Der Vorteil einer digitalen Liste (auch Backlog genannt) ist, dass man die Priorisierung ganz einfach per Drag & Drop durchführen kann. Wenn Du eine priorisierte Liste hast mit den wichtigsten Aufgaben ganz oben und den Unwichtigeren weiter unten, dann wählst Du ein Set an Aufgaben für den Tag aus. Das bedeutet konkret, dass Du für den Tag (am besten von ganz oben) Aufgaben auswählst, die Du auch wirklich bearbeiten willst. Diese schreibst Du in eine separate Tagesliste.
Schritt 2:
Nun schnappst Du dir eine Aufgabe, stellst den Wecker und arbeitest mit voller Konzentration 25 Minuten lang. Damit der gewünschte Effekt auftreten kann und man in einen sogenannten Flow kommt, gibt es ein paar Spielregeln. Die Arbeitsphase sollte ohne Unterbrechungen und Pausen erfolgen. Es darf/sollte nicht aufgestanden werden, das Handy muss in den Lautlos-Modus geschaltet werden, die E-Mail-Programme müssen abgeschaltet werden. Du wirst merken, dass Dich dieser "zwanghafte" Fokus auf eine einzige wichtige Aufgabe unfassbar produktiv werden lässt. Aber achte nicht nur auf äußere Ablenkungen, sondern auch auf die inneren Prokrastinationsversuche. Es werden Dir Gedanken durch den Kopf gehen, die Dich von der Arbeit ablenken. Oder es wird vorkommen, dass Du unbedingt auf das Handy schauen möchtest. Trotze der Versuchung und fokussiere Dich wirklich auf den Pomodoro.
Schritt 3:
Stelle den Wecker jetzt auf 5 Minuten und mache eine Pause. Dabei ist es wichtig, dass die Pause nicht dafür verwendet werden darf z.B. E-Mails zu beantworten oder andere Aufgaben zu erledigen. Die Pause sollte wirklich zur Entspannung des Gehirns dienen, damit der nächste Pomodoro-Zyklus produktiv wird. Man kann in der Pause etwas trinken, frische Luft schnappen oder etwas herumlaufen. Es ist eigentlich egal was man tut, es sollte nur zur Entspannung dienen.
Schritt 4:
Nach der Pause stellt sich die Frage, an welcher Aufgabe man als Nächstes arbeitet. Ist die letzte Aufgabe fertig geworden, dann streiche diese auf der Liste durch. Falls nicht, kann diese entweder im nächsten Pomodoro wieder bearbeitet werden oder eine andere Aufgabe. Es ist wichtig, dass man zwischen mehreren Pomodori (ja das ist die Mehrzahl :D) immer auf die Priorisierung achtet. Hat sich die Priorität der Aufgaben durch externe Einflüsse oder innere Entscheidungen geändert, dann rückt möglicherweise eine andere Aufgabe ganz nach oben und sollte als Nächstes bearbeitet werden.
Schritt 5:
Nachdem die nächste Aufgabe ausgewählt ist, kann der nächste Pomodoro gestartet werden. Nach ca. 3-4 Pomodori kann man eine größere Pause einlegen. Pausen sind wichtig, damit sich der Körper und vor allem der Kopf von der fokussierten Arbeit erholen kann.
Versuche Störungen während eines Pomodoro zu notieren und festzuhalten. Dadurch kann man im Nachhinein, zum Beispiel am Ende eines Tages, auf die Anzahl der Störungen schauen und Rückschlüsse ziehen:
Kann ich einige Ablenkungen vielleicht vermeiden?
Bin ich mit Störungen gut umgegangen?
Wie kann ich die Ablenkungen oder Störungen weiter reduzieren?
Mit Ablenkungen & Störungen umgehen
Es gibt mehrere Möglichkeiten mit Ablenkungen oder Störungen umzugehen. Wenn es sich um innere Ablenkungen handelt und plötzlich 100 Gedanken im Kopf herumschwirren, dann ist der erste Tipp: Hab keine Panik. Es ist ganz normal, dass in der Arbeitsphase Gedanken durch den Kopf schießen. Der Kopf versucht sich gegen die schwierige Aufgabe durch Prokrastination zu wehren.
Wenn es ganz wichtige Dinge sind, die Du nicht vergessen darfst, dann ist die beste Taktik es einfach aufzuschreiben. Dadurch ist es aus dem Kopf raus und man kann weiterarbeiten. Wenn es einfach lose Gedanken sind, dann versuche Dich mental wieder einzufangen und weiter zu machen.
Mit äußeren Ablenkungen oder Störungen umzugehen ist häufiger noch schwieriger, als mit Inneren. Man will nicht unfreundlich oder genervt wirken, wenn die Kollegen meine Meinung zu der neusten Folge von Game of Thrones hören wollen (ja ich fand die letzte Staffel mies). Wenn man aber mitten in einem Pomodoro steckt und dadurch aus dem Flow kommt, dann kann das sehr frustrierend sein. Deswegen ist es wichtig vorher zu erklären, was man vorhat und wieso es wichtig ist in den 25 Minuten nicht gestört zu werden. Wenn man damit offen und transparent umgeht, wird in der Regel auch mehr Verständnis gezeigt.
Empfehlungen
Wenn Du noch tiefer in die Pomodoro-Technik einsteigen willst, dann habe ich ein paar Empfehlungen für Dich, die Dir damit helfen können:
Als Erstes das Buch dazu, um noch tiefer in die Materie einzusteigen:
Dann kann ich noch zwei verschiedene Zeit-Würfel empfehlen, mit denen ich persönlich sehr gute Erfahrungen gemacht habe. Ich finde die akustischen und optischen Signale sehr hilfreich beim Ausüben der Technik. Oft findet man diese Würfel mit einer 30 Minuten-Funktion anstatt mit 25 Minuten. Ich persönlich komme damit aber super zurecht und kann diese wirklich nur empfehlen:
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