Das Personal Kanban Board - Aufgaben visualisieren & endlich fertig bekommen!
Stop Starting, Start Finishing!
Das berühmte Zitat aus dem Kanban-Kosmos klingt so simpel, so einfach und ist in der Praxis doch so schwer umzusetzen.
Aber warum ist das so?
Wir sind uns wahrscheinlich einig, dass wir eher zu viele als zu wenige Aufgaben vor uns haben, oder? Dabei spielt es keine Rolle, ob wir uns im Büro befinden oder zu Hause. Die Aufgaben scheinen eine magische Anziehungskraft zu besitzen. Entweder wir starten sie selbst oder sie werden über den Zaun geworfen und es wird von uns erwartet, dass wir sie möglichst zeitnah erledigen.
Diese Aufgaben treten meistens eher unkontrolliert in unser Leben und das kann problematisch werden, wenn wir kein geeignetes System dafür haben.
Wie in meinem letzten Blog-Beitrag erklärt, kann man mit der Pomodoro-Technik sehr effektiv und fokussiert Aufgaben erledigen. Trotzdem kann es uns schwer fallen, die neu entstandenen Aufgaben zu überblicken. Um davon nicht überwältigt zu werden, schauen wir uns mal an, wie die agile Methode Kanban uns dabei helfen kann.
Was ist Kanban genau?
Kanban kommt ursprünglich aus der japanischen Fertigungsindustrie, genauer von dem Automobilhersteller Toyota. Um effizienter zu werden und Lagerhaltungskosten bzw. Ressourcen im Allgemeinen zu sparen wurde die "Just in Time"-Produktion entwickelt. Es wurden nach einem Pull-Prinzip nur so viele Teile zur Produktion angefordert, wie die Nachfrage des Kunden es verlangt hatte.
Im Gegensatz dazu hatten viele andere Hersteller ein Push-Prinzip angewendet. Das bedeutet, dass eine gewisse Absatzmenge bestimmt wurde und diese wurde dann produziert und auf den Markt gebracht. Dabei spielte die tatsächliche Nachfrage erstmal keine Rolle.
Kanban bedeutet übersetzt so etwas wie Signalkarte. Du hast vielleicht schon einmal so ein Board gesehen (siehe oben das Bild) und dich gefragt, was es mit diesen bunten Kärtchen auf sich hat. Jedes Kärtchen repräsentiert dabei eine Aufgabe oder ein Aufgabenpaket. Diese Aufgabe wird dann auf eine Karte geschrieben und wandert von links nach rechts, bis sie erledigt wird.
Ein simpler Aufbau könnte wie in dem obigen Bild dargestellt sein:
To Do > Heute > In Arbeit > Fertig
Der Aufbau eines Kanban Boards kann je nach Situation variieren. Bleiben wir aber mal bei dem obigen Beispiel- Wir wollen diese Methode nutzen, um unsere Aufgaben zu visualisieren und einen Workflow abzubilden.
Das könnte beispielsweise so aussehen, dass eine neue Aufgabe in unser System kommt und wir diese in die To Do-Spalte einsortieren. Hier können wir direkt auf eine grobe Priorisierung achten, sodass die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben ganz oben sind und die eher unwichtigeren Aufgaben weiter unten.
In die zweite Spalte kommen dann die Aufgaben, die Du an dem heutigen Tag erledigen möchtest. Das heißt, dass Du aus dem Aufgaben-Pool (To Do-Spalte) so viele Aufgaben in die nächste Spalte (Heute-Spalte) ziehst, wie du glaubst an diesem Tag zu schaffen.
Wenn Du deinen Tagesplan aufgestellt hast, kommen wir jetzt zur nächsten Spalte: In Arbeit
In die In Arbeit-Spalte kommen nur die Aufgaben, die sich auch wirklich gerade in Bearbeitung befinden. Und jetzt fällt Dir möglicherweise die kleine [2] auf, die sich in dieser Spalte befindet. Das ist ein Work in Progress-Limit (kurz WIP-Limit), welches eine der Kernpraktiken von Kanban ist.
Limitiere die Arbeit, die Du startest!
Hier lautet das Motto: Weniger ist mehr!
In unserem Beispiel sollten sich nicht mehr als 2 Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung befinden.
Die negativen Effekte von Multitasking sind heutzutage unbestritten und durch diese "künstliche" Begrenzung wird der Fokus auf das Erledigen von Aufgaben gelegt und nicht auf das Starten.
Im Umkehrschluss heißt das nämlich, dass nur neue Arbeit angefangen werden darf, wenn eine Aufgabe wieder fertig worden ist.
Diese in der Industrie mittlerweile sehr beliebte Methode können wir in unserem täglichen Leben ganz einfach anwenden und zwar mit dem Personal Kanban Board.
Was ist ein Personal Kanban Board?
Ein Personal Kanban Board ist Dein persönliches Board, um deine Arbeit sichtbar zu machen und den Überblick zu behalten. Die Visualisierung Deiner Aufgaben und das WIP-Limit werden Dir helfen, die volle Kontrolle über Dein gesamtes Arbeitspensum zu behalten.
Dein Personal Kanban Board kannst Du entweder digital erstellen, in physischer Form oder Du kombinierst beide Varianten.
Wie kann ich mein eigenes Personal Kanban Board erstellen?
Digitales Board:
Es gibt unzählige Anbieter, die Du für ein digitales Personal Kanban Board nutzen kannst. Ich würde aber immer einen Anbieter nutzen, der nicht nur eine Web-Anwendung zu bieten hat, sondern auch eine App. Der Vorteil dabei ist, dass man Aufgaben ganz einfach auch unterwegs eintragen kann und zusätzlich Widgets auf den Handy-Homescreen platzieren kann. Dadurch sind die visualisierten Aufgaben sehr präsent.
Meine Empfehlung für eine kostenlose digitale Variante ist Trello. Ich nutze unter anderem die App und die Webanwendung von Trello für die Planung und Durchführung von meinen Blog-Artikeln, aber auch für die täglichen privaten Aufgaben.
In dem Screenshot kann man einige der möglichen Funktionalitäten eines Trello-Boards erkennen:
Aufgaben verschiedenen Personen zuteilen (falls weitere Personen das Board nutzen)
Labels erstellen, die für bestimmte Aufgabentypen genutzt werden können
Fristen und Zeiträume einstellen, bis wann Aufgaben erledigt werden müssen
Checklisten erstellen
Titelbilder erstellen für die Hervorhebung von Aufgaben-Tickets
Hintergrundbild anpassen
Und viele Weitere
Du hast in Trello die Möglichkeit mehrere Personal Kanban Boards zu erstellen und diese ggf. auch mit anderen Personen zu teilen. Ich persönlich habe ein Board zusammen mit meiner Freundin für die Renovierung unseres Hauses. Dadurch können wir gemeinsam an diesem Projekt übersichtlich arbeiten.
Physisches Board:
Eine andere Möglichkeit für ein Personal Kanban Board ist ein physisches Board zu kaufen oder zu basteln. Es gibt auch hier wieder verschiedene Möglichkeiten dieses zu gestalten. Ich habe eine Zeit lang mit einem physischen Board gearbeitet. Dafür habe ich auf Amazon verschiedene Magnet-Tickets gekauft und auf einem Magnetboard (welches ich noch im Keller hatte) verteilt. Auch hier gibt es wieder verschiedene Anbieter und Hersteller, die solche Materialien anbieten. Unten in dem Abschnitt "Empfehlungen" habe ich mehrere Varianten herausgesucht, die Du Dir bei Bedarf mal anschauen kannst.
Der Vorteil bei einem physischen Personal Kanban Board ist das gute Gefühl beim Verschieben der Tickets. Vor allem wenn man eine Aufgabe in die "Fertig"-Spalte verschieben kann ist das ein super Gefühl und verleiht extra Motivation direkt die nächste Aufgabe zu starten.
Digitales + Physisches Board:
Die dritte Variante ist die Nutzung von beiden Arten von Boards. Dabei kann man beispielsweise je nach Situation unterschiedliche Boards nutzen, beispielsweise könnte man für ein privates Projekt ein physisches Board nutzen und für die geschäftlichen Aufgaben ein digitales Board.
Oder die Aufgaben werden jeweils in der digitalen und physischen Variante gepflegt. Das ist zwar ein Mehraufwand, jedoch hat man dann eine konsistente Visualisierung der Aufgaben auf allen Boards.
Was soll ich denn jetzt für mein Personal Kanban Board nutzen - Papier, App oder Beides?
Wenn Du Dich jetzt fragst, welche Variante denn jetzt die beste ist, dann gebe ich Dir einen einfachen Tipp:
Probieren, probieren, probieren!
Es gibt keine insgesamt beste, sondern nur die für Dich passende Variante. Ich würde aber als aller Erstes ein digitales Board erstellen, denn das ist die kostengünstigste (komplett kostenlose) Möglichkeit um es mal auszuprobieren.
Wenn Du aber ein Typ Mensch bist, der/die eher zum Papier-Notizbuch greift anstatt zu einem digitalen Notizbuch, dann ist das physische Board möglicherweise das Richtige für Dich.
Teste es einfach aus und hinterlasse gerne einen Kommentar, was für Dich die beste Variante ist.
Empfehlungen
Ich habe mehrere Varianten für ein physisches Personal Kanban Board zusammengestellt:
Die günstigste Variante wäre ein Whiteboard mit Whiteboard-Stiften (die am besten auch magnetisch sind):
+
Zusätzlich kann man das Personal Kanban Board mit Magnet-Kärtchen, Überschriften und Magnetband erweitern:
Wer nach einem Komplettpaket sucht und etwas mehr investieren möchte, kann bei diesem Set fündig werden:
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