Das Parkinsonsche Gesetz - 3 Tipps für bessere Produktivität bei deinen Projekten und Aufgaben!

In meinem neusten Video habe ich über das Parkinsonsche Gesetz gesprochen und wie du damit umgehen kannst.

Das bekannte Gesetz von Cyril Northcote Parkinson 1955 lautet:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Konkret bedeutet das: je mehr Zeit wir uns für eine bestimmte Aufgabe nehmen, desto länger brauchen wir im Endeffekt auch dafür.

Das Problem

Vielleicht hast du die Erfahrung selbst schon einmal gemacht. Im Arbeitsleben begegnen wir diesem Phänomen immer wieder.

Abstimmungsrunden dauern 2 Stunden, obwohl der Inhalt auch in 20 Minuten geklärt werden könnte. Der Grund: Das Meeting wurde für 2 Stunden angesetzt.

Das Parkinsonsche Gesetz fällt auch in Projektarbeit auf. Mitarbeitende schlagen häufig einen Puffer auf geplante Projektarbeit, um sicher zu gehen, dass die Deadline auch eingehalten werden kann. Das Problem dabei ist aber, dass die Arbeit trotzdem nicht früher fertiggestellt wird.

Im Gegenteil: Die Arbeit dehnt sich einfach nur auf den verfügbaren Zeitrahmen aus.

Die Lösung

Ich habe 3 Lösungsansätze für die Probleme, die durch das Parkinsonsche Gesetz auftauchen können:

1. Eine künstliche Deadline einbauen! Du musst eine Aufgabe am 15. Mai fertigstellen? Dann sag' dir selbst, dass du bis zum 15. April fertig sein willst. Eine künstliche Deadline für dich selbst einzubauen, vor allem wenn du diese dann auch Ernst nimmst, kann Wunder wirken. Du wirst merken, dass du viel früher viel effizienter an dieser Aufgabe arbeiten wirst. Setze dir sportliche eigene Deadlines und du wirst viel seltener vor einer echten Deadline ins Schwitzen kommen.

2. Geplante Puffer reduzieren! Die 2. Lösungsmöglichkeit, wie man mit dem Parkinsonschen Gesetz umgehen kann, ist „Puffer zu reduzieren“. Wenn wir zeitliche Planungen machen für Projekte oder für Aufgaben, dann bauen wir häufig Pufferzeiten ein. Das bedeutet, dass wir mehr zeitlichen Aufwand schätzen, als wir tatsächlich für die Umsetzung vermuten würden. Nehmen wir mal an ich soll ich für meinen Chef schätzen, wie lange ich für das Produzieren eines bestimmten Videos brauchen würde. Jetzt überlege ich kurz und sage mir innerlich, dass ich wohl 2 Tage dafür brauche. Meinem Chef sage ich aber, um auf Nummer sicher zu gehen und weil ich das Parkinsonsche Gesetz nicht verstanden habe, dass ich 4 Tage dafür brauche.

Was passiert jetzt, also wie lange werde ich wohl für das Video brauchen? Genau – 4 Tage.

Wie eben gelernt:

Die Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie viel Zeit ich für die Erledigung zur Verfügung habe.

Die Lösung hier ist also, dass ich direkt meine realistische Schätzung nenne und mir selbst auch nur 2 Tage Zeit für dieses Video gebe.

In Projekten finden wir dieses Phänomen sehr häufig, dass Schätzungen für Aufwände immer zu großzügig geschätzt werden, um quasi auf Nummer sicher zu gehen.

Das Problem ist aber, dass diese häufig „versteckten“ und nicht genannten Puffer nichts bringen, weil die Zeit dann doch voll ausgeschöpft wird.

3. Anwendung der Eat that Frog-Methode! Eine 3. Möglichkeit, wie man mit dem Parkinson’schen Gesetz umgehen kann ist die Anwendung der „Eat that frog“-Methode.

Bei Eat that frog geht es darum, gleich am Morgen den Frosch zu essen.

Das bedeutet, dass man die unangenehmste Aufgabe, die man am liebsten ständig vor sich herschiebt, gleich am Morgen angeht und sie erledigt.

Man würde sich dazu anspornen, die eher unangenehmen Aufgaben früh anzugehen, um früher im Projekt produktiv zu arbeiten.

Ich habe in einem anderen Blog-Beitrag ausführlicher über diese Methode gesprochen.

Schau gerne mal rein, wenn du magst: Link zu meinem Blog-Beitrag Eat that Frog.